群組軟體所帶來的效益絕不會只有資訊傳遞與儲存，要完整發揮它的功能必須投入大量的資源在人員訓練上，開放原始碼的eGroupWare可以讓公司兼顧預算與資訊系統效益。

群組軟體簡單的說就是為了讓一群人共同作業而設計的軟體，目前商業軟體中比較有名的是 IBM Lotus Notes、Microsoft Exchange、Oracle Collaboration 與NOVELL Groupwise（台灣地區）；但是許多人常誤以為它只是電子郵件系統的延伸，因為大部份購買類似軟體的公司，往往只規劃了軟體購置的預算，而忽略了教育訓練的問題，造成許多人只懂得使用它的基本功能。

軟體的功能日益強大，對於一個愛嘗鮮的資訊人員而言，不難去適應大量的軟體操作程序；不過大部份人對於這樣子的變化相當難以調適，因而無法讓軟體功能發揮應有的效益。面對這樣的現況，開放原始碼的解決方案就提供了更多彈性，許多這個類型的產品可以免費取得與使用，讓導入的公司可以有更多資源放在人員訓練之上。

eGroupWare [1]就是一個開放原始碼的群組軟體，雖然國內還沒有公司能夠提供完整支援，但是中文介面已經大致翻譯完成，加上能夠免費取得，讓有心採用的機構能夠先行測試是否符合需求。

最新版本的 eGroupWare 有數十個成熟的模組能夠使用，支援許多新技術，像是LDAP、AD、XML-RPC、SYNCML、AJAX等介面，也能夠進行像是知識管理、企業入口網站與工作流程等應用，甚至有香港的朋友為它加入了財會系統CK-ERP[2]，讓它能夠滿足越來越多元的需求。


eGroupWare操作畫面。

要完整使用它的功能，所需要了解的技術層面相當廣泛，但是許多基本的應用只需要一個下午就能夠完成環境建置，可以根據實際的需求與技術能力彈性調整。

eGroupWare主要模組介紹

[felamimail 電子郵件]

一個只支援 IMAP 協定（大部分是 POP3）的郵件閱讀程式，它支援 Sieve 郵件過濾規則語言（RFC 3028），也能夠在 eGroupWare 建立新帳號時，同步在Cyrus IMAP或是Postfix等郵件伺服器上建立對應的郵件帳號；只是目前對於歐美語系以外郵件的支援還不算完整。

[calendar 行事曆]

eGroupWare的行事曆提供許多彈性，能夠在安排行程時檢視同樣群組的使用者行程，也能夠由系統協助查詢時間的空檔，避免在安排行程時產生衝突。除了一般常見到的重複行程、行程提醒與相關欄位外，它還能夠與eGroupWare的其他模組產生連結，並且安排行程的與會人員、需要的資源（例如會議室、投影機等），考慮的相當週到。

行事曆、通訊錄與記事本等模組能夠透過 SyncML 協定與電腦、手機和PDA等設備進行資料同步，行程的資料也可以透過 iCAL 或是 CSV 格式匯入，以及匯出 iCAL 格式資料。

[timesheet 時間表]

時間表也可以稱之為工時記錄表，主要是配合專案管理模組使用，用來讓使用者根據專案中的工作內容提報工時，方便會計部門進行專案成本的估算。

[manual 線上說明]

線上說明是基於 wiki 模組延伸出來的功能，主要是希望在官方網站匯集來自世界各地使用者提供的操作說明，透過這個模組就可以下載官方網站最新版本的資料，只是目前資料是以英語、德語為主。

[resources 資源管理]

許多公司內部經常發生搶資源的情形，像是約了一個客戶來公司卻發現所有的會議室都在使用中，或是等半天就是借不到那個神奇的投影機。資源管理模組就是為了避免類似情況而設計，可以讓使用者預約包括會議室、投影機、公務車或是各種公用資源，避免因為行程上的衝突造成損失。…當然，前提是沒有人有”插隊”的特權。

[projectmanager,projects 專案管理]

projectmanager是新版的專案管理模組，前一個版本為 projects ，前者與其他模組有較佳的整合，而後者則是兼顧了許多細節；雖然兩個模組各有擁護者，但是都來自同一個開發者，而這個開發者未來應該只會維護新版的專案管理模組。

[mydms,filemanager 檔案管理]

舊版的檔案管理模組 filemanager 只是單純提供檔案上傳與下載的管理功能，而 mydms 提供了許多進階功能，像是版本控制、關聯檔案、異動通知與權限控管等；filemanager也能夠控制權限，不過僅限於模組本身的增、刪、改、查， mydms 進一步做到控制類別與個別檔案的權限，適合對於資料安全訴求較高的組織。

Mydms是修改自一個獨立的程式[3]，台灣PHP聯盟也能夠下載中文版本[4]。


mydms模組操作畫面。

[fudforum 討論區]

FUDforum[5]本身就是國外的一個熱門討論區系統，除了大部分討論區系統可以看到的功能外，甚至能夠透過與新聞群組、通訊論壇等系統整合，讓部份從BBS起家的網站能夠移轉或是保留現有系統運作。eGroupWare所內建的 FUDforum 版本已經沒有再更新，不過功能已經能夠滿足大部分需求。

[tts 問題傳票系統]

傳票給人的感覺很像會計在使用的，其實這個模組有點類似內部聯繫單，像是電腦壞了需要人處理、客戶留言需要轉給業務、或是初一十五拜拜要請人去採買牲禮等都可以透過這個模組”交辦”或是”求救”；因為這樣的需求可能像是A部門接到B部門的客戶電話，然後將資料轉給B部門的主管，再由B部門的主管轉給適當的業務處理，資訊需要傳來傳去，所以稱之為傳票。

[messenger 線上傳訊]

這個模組提供個人與個人之間的留言功能，不受限於時間與地理位置限制，像是A部門的某甲男心儀B部門的某乙女，就可以透過這個功能留言給某乙女，請她去吃個飯；公司是否允許這樣的行為不清楚、某乙女會不會把某甲男的簡訊傳給其他人看也不知道，線上傳訊就是這麼樣的一個工具。

[workflow 工作流程]

工作流程是eGroupWare中較複雜的模組之一，主要用來進行商業流程的自動化，像是文件、資訊或任務在一個流程中的參與者中如何傳遞、處理與通知，可以定義相當多的自動處理規則；這個模組的前身是 tikiwiki 的 GalaxiaWorkflow[6]，一個以活動為基礎的工作流程系統，需要花些時間理解其中的概念才能夠應用。

[wiki 協同編輯]

資訊圈子中的朋友對於 wiki 這個新名詞應該不陌生，也有人將它翻譯作”快記”，大部分的人都將它拿來當作知識管理的工具之一；eGroupWare內建的 wiki 模組與需要記憶大量特殊語法的wiki系統不同，使用了所見即所得編輯器處理大部分的內容，只要在內容中包含了wiki words（一種大小寫混用且首字大寫的英文字，像是 GroupWare ）或是類似 ((twpug)) 這樣的標籤就可以與新文件或是其他相關內容產生連結。

[jinn 網站管理]

JiNN 代表了 JiNN is Not Nuke 的遞迴縮寫，作者藉此傳達對於 Nuke 系統的熱門相當不以為意；這個模組有點像是進階的資料庫管理工具，能夠同時讓多個人參與多個網站資料庫的管理工作，只是操作方式需要花些時間理解。

舉例來說，在JiNN中定義了一個網站後，JiNN會去擷取指定網站的資料庫資訊，接著可以根據資料庫中的資料表定義物件；物件中除了資料表的欄位名稱與屬性外，還能夠進一步定義資料欄位間的關聯以及資料欄位輸入的方式、限制等。相關操作完成後就可以透過JiNN對該網站進行資料的增、刪、改、查，甚至是製作報表等進階功能，等於是只要將一個網站的前端處理完成就能夠用它來進行管理，功能還不會比自己設計的管理介面遜色。


jinn 模組操作畫面。

[phpbrain 知識管理]

最簡單的知識管理方式就是蒐集常見問答，接著將許多相關的文章串連在一起，必要時在以這些問答內容為基礎撰寫完整的教學，甚至延伸出其它格式的教學內容；eGroupWare中的知識管理就是基於這樣的概念設計，除了發問、回答、自問自答外，還能夠連結內部文章或是外部網站，並且附加檔案、評論等，所有的操作也會有詳實的紀錄保留。

[chatty 聊天室]

Chatty是一個即時的聊天室，也是修改自一個獨立的程式[7]，不過是原作者帶著它加入eGroupWare中；透過它可以檢視目前有哪些人上線，並且與上線的人即時傳遞訊息。比較特別的地方是這個模組是以 AJAX 技術設計，因此並不會像部份網路聊天室一樣頻繁的更新畫面（這樣子對眼睛很不好…），對於伺服器也不會造成太大的負擔。

小結

eGroupWare是以企業實際需求為基礎延伸出各種功能，比它的前身 phpGroupWare[8]更適合應用在商業環境中，也適合學校以研究室或專題為基礎的課程進行管理；使用開放原始碼的解決方案雖然大多有低成本的誘因，但是千萬別忽略了對人員的訓練以及找尋後續支援的服務廠商，畢竟企業經營的資訊資產逐漸能夠牽動公司的發展。

[1] eGroupWare官方網站： http://www.egroupware.org/
[2] CK-ERP官方網站： http://ck-erp.org/
[3] MyDMS 官方網站：http://dms.markuswestphal.de/
[4] MyDMS中文版本：http://twpug.net/modules/wfdownloads/singlefile.php?cid=41&lid=630
[5]FUDforum官方網站： http://fudforum.org/
[6] GalaxiaWorkflow： http://tikiwiki.org/tiki-index.php?page=GalaxiaWorkflow
[7]Chatty作者網站： http://www.olivo.net/software/chatty/
[8]phpGroupWare官方網站： http://www.phpgroupware.org/